Im Rahmen der Personalverwaltung unserer haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden verarbeiten wir überwiegend personenbezogene Daten, die wir im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses direkt bei Ihnen erheben. Diese Daten sind für verschiedene Aufgaben der Personalverwaltung erforderlich – darunter Personalentwicklung, -steuerung, -einsatz, -freisetzung, -führung sowie die Personal- und Kostenplanung.

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten auch von Dritten erhalten, insbesondere im Rahmen behördlicher Amtshilfe, um eine ordnungsgemäße Personalaktenführung und Buchhaltung sicherzustellen.

Für die Mitarbeitendenverwaltung verarbeiten wir regelmäßig folgende Datenkategorien:

• Bewerbungsunterlagen
• Personalführungsdaten und -nachträge wie z.B.  Personenstamm-, Adress- und Kontaktdaten, Kontoverbindungen; Anstellungsverträge und Nachträge; Dokumentationen aus Personalentwicklungsgesprächen; Dokumentation zum betrieblichen Wiedereingliederungsmanagement; Angaben zu Ehrenämtern, Dienstjubiläen und Ehrungen; Fotos für interne oder externe Zwecke; Nachweise zu Teilzeit, Urlaub, Fehlzeiten oder Arbeitsunfähigkeit
• Personalentwicklungsdaten wie z.B. dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse, Nachweise über Aus- und Fortbildungen oder andere Qualifikationen sowie Informationen zu übernommenen Ehrenämtern oder Verantwortungsbereichen
• Personalfreisetzungsdaten wie z.B. Unterlagen zu Versetzungen in den Wartestand, Eintritt oder Versetzung in den Ruhestand, Übernahmen, Entlassungen oder Austritte
• Personaleinsatzdaten wie z.B. Gesundheitszeugnisse, ärztliche Gutachten zur Eignung, Nachweise zur Schwerbehinderteneigenschaft sowie Vorgänge zu Ordination, Amtseinführung, Gelöbnis oder Verpflichtung; Fürsorge- und Aufsichtsunterlagen wie etwa erweiterte Führungszeugnisse
• Personalkostendaten wie z.B. Nachweise beruflicher Tätigkeiten, Vorgänge zur Besoldung (einschließlich Abtretungen, Pfändungen, Vorschüssen, Darlehen), Beihilfeangelegenheiten, Unterstützungsleistungen, Unterlagen zu Teilzeit, Urlaub und Fehlzeiten sowie Dokumente zu Ehescheidungen und deren Rechtsfolgen (z. B. Versorgungsausgleich)
• Personalkontrolldaten wie z.B. Personenstandsurkunden, technische Log-Daten, Informationen zur Zuteilung dienstlicher Geräte, dienstliche Kontaktdaten sowie Unterlagen zu Dienstordnungen und Dienstanweisungen
• Personalführungsdaten wie z.B. Vorgänge zu Beschwerden, Bewertungen oder Behauptungen im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis; Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten, Disziplinarverfahren und Maßnahmen der Dienstaufsicht sowie zu Verfahren vor staatlichen Gerichten und Behörden, soweit deren Aufbewahrung zulässig ist

Wir verarbeiten im Rahmen der Mitarbeitendenverwaltung (Hauptamtliche & Ehrenamtliche) personenbezogenen Daten zu Zwecken der Begründung, der Durchführung, der Beendigung oder der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes, im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD: 

• Auf Grundlage der Begründung, der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 49 DSG-EKD):

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies für die Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere die Personalverwaltung, -entwicklung, -kontrolle, -freisetzung, -einsatz, -führung und -kostenverwaltung, oder zur Ausübung oder Erfüllung einer Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Mitarbeitervertretung der Beschäftigten erforderlich ist. 

• Auf Grundlage (vor-)vertraglicher Maßnahmen (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD):

Die allgemeine Vertragsabwicklung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen. Dazu gehört die Erstellung des Dienst- oder Arbeitsvertrags einschließlich möglicher Nachträge und Zusatzvereinbarungen (z.B. Vereinbarungen zur Home-Office-Tätigkeit).

• Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD):

 Soweit Sie uns eine ausdrückliche, informierte, freiwillige und widerrufbare Einwilligung (s.a.§11 DSG-EKD) zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Einwilligungspflichtige Verarbeitungen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses sind in der Regel die Veröffentlichung und Übermittlung von Fotos-, Ton- und Videoaufnahmen; die Nutzung privater Kontaktangaben für dienstliche Zwecke oder etwa organisatorische Datenverarbeitungen im Zuge optionaler Angebote im dienstlichen Kontext bspw. die Nutzung optionaler Gesundheitsangebote, Dienstradleasing. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung, soweit nicht ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand des § 13 Abs. 2 DSG-EKD einschlägig ist. In diesem Fall dürfen Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihre Einwilligung verarbeitet werden.

Grundsätzlich kann eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

• Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD):

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auch, um die uns als Dienstherr obliegenden gesetzlichen und rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Dies umfasst gegebenenfalls auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, soweit deren Verarbeitung für die Wahrnehmung von Rechten oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben aus dem Dienst- und Arbeitsrecht, der sozialen Sicherheit oder dem Sozialschutz erforderlich ist. Beispiele hierfür sind etwa die Übermittlung von Gesundheitsdaten an Unfall- oder Krankenkassen oder die Erfassung einer Schwerbehinderung zur Gewährung von Zusatzurlaub.

Ebenso kann gesetzlich vorgeschrieben sein, regelmäßig Einsicht in erweiterte Führungszeugnisse zu nehmen. Zudem sind wir nach gesetzlichen Bestimmungen – insbesondere nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) – verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren und zu speichern.

Darüber hinaus werden zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und zur Gewährleistung der Informationssicherheit sämtliche Zugriffe im IT-Verbund protokolliert, gespeichert und bei Bedarf ausgewertet.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann außerdem erforderlich sein, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder sich gegen solche Ansprüche zu verteidigen.

• Auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD):

Zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zuge einer Interessenabwägung erforderlich sein, z.B. bei mittelbarer Veröffentlichung oder Übermittlung von freigebenden, dienstlichen Referenzen, freigegebener Fotos bei Dienstverhältnissen mit Außenwirkung; Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, zur Gebäude- und Bürosicherheit, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Maßnahmen zur Termin- oder Kontaktverwaltung, Maßnahmen zur Umsetzung institutioneller Konzepte (z.B. Hygienekonzepte) oder zur Anonymisierung von Daten für eigene statistische Zwecke.

Intern erhalten ausschließlich diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen.

Außerhalb der verantwortlichen Stelle beachten wir bei einer Datenweitergabe, dass wir Informationen nur weitergeben, wenn uns gesetzliche oder rechtliche Bestimmungen dies erlauben oder Sie in die Weitergabe ausdrücklich vorab eingewilligt haben.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können in Anwendung des § 30 DSG-EKD personenbezogene Daten erhalten, wenn sie uns garantieren die Vorgaben des DSG-EKD einzuhalten.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sein: Öffentliche Stellen und Institutionen, wenn eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung vorliegt (z.B. Kommunen); Banken oder Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs; Krankenkassen; Stellen zur betrieblichen Altersvorsorge; Stellen, um vermögenswirksame Leistungen ausbezahlen zu können und Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses personenbezogene Daten übermitteln, insbesondere Verwaltungsstellen.

Weitere Datenempfänger können die Stellen sein, denen Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Eine personenbezogene Datenübermittelung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies zur Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen des Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Setzen wir Auftragsverarbeiter mit Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Bei einem Zweckentfall werden die Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine zeitlich unbegrenzte Verarbeitung eingewilligt oder durch eine gesetzliche oder rechtliche Verpflichtung ist eine befristete Aufbewahrung notwendig.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ergeben sich u.a. aus der Kassationsordnung vom 09.05.1990 wie folgt:

• Dienstverträge von Personen in leitenden Stellungen mit wichtigen Funktionen und von verdienten Mitarbeitern (Geistliche, Diakone, Diakonissen, Jugendwarte, Kirchenmusiker, ehrenamtliche Mitarbeiter: dauerhaft aufzubewahren
• Verpflichtungserklärungen (Amts-, Bekenntnisverpflichtung, Erklärung zur Wahrung des Datenschutzes: dauerhaft aufzubewahren)
• Stellenpläne, Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnlisten: dauerhaft aufzubewahren
• Akten und Protokolle über Amtsübergaben: dauerhaft aufzubewahren
• Personalakten von Personen in leitenden Stellungen, mit wichtigen Funktionen und von verdienten Mitarbeitern: dauerhaft aufzubewahren
• Disziplinarakten (sofern die Vorkommnisse für das Leben der Kirchengemeinde von erheblicher Bedeutung sind): dauerhaft aufzubewahren
• Prozessakten: 30 Jahre nach Rechtskraft des Urteils oder Vergleichs
• Dienstverträge kirchlicher Mitarbeitende, die überwiegend nur mit sachbearbeitender Funktion betraut waren: 10 Jahre vom Todesjahr an oder nach Fortfall von Versorgungsansprüchen
• Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche entfällt: 10 Jahre von der letzten Versorgungsleistung an
• Personalbeiakten (Beihilfen, Kranken- und Gesundmeldung, Urlaub, Vertretungen): 10 Jahr von der letzten Beihilfeleistung an
• Akten über Reisekostenabrechnung und Erstattung: 10 Jahre
• Personalbeiakten über Urlaub, Dienstbefreiung: 10 Jahre
• Urlaubslisten: 1 Jahr nach Ablauf des Urlaubsjahr

Als betroffene Person stehen Ihnen nach dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (§ 19 DSG-EKD): Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD): Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD): Sie können verlangen, dass wir Ihnen oder einem Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen Format bereitstellen.
• Widerspruchsrecht (§ 25 DSG-EKD): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD gegenüber der verantwortlichen Stelle jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Im Fall eines datenschutzrechtlichen Verstoßes steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers ist zuständig:

Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob

Außenstelle für die Datenschutzregion Nord
Lange Laube 20, 30159 Hannover
Telefon: 0511 76 81 28 0
Fax: 0511 76 81 28 20
E-Mail: nord@datenschutz.ekd.de

https://datenschutz.ekd.de/

Im Rahmen des Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Ohne diese Daten ist keine Anstellung möglich.

Es findet grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber einer rechtlichen Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, würden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert werden. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.