Als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft erhalten wir gemäß § 42 des Bundesmeldegesetzes von den kommunalen Meldebehörden die erforderlichen personenbezogenen Daten unserer Gemeindemitglieder. Diese Daten dienen der Erfüllung kirchlicher Aufgaben.

Neben den Informationen über Mitglieder unserer Religionsgemeinschaft werden uns auch Daten von Familienangehörigen übermittelt, die keiner oder einer anderen öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft angehören. Diese Daten werden beispielsweise für die Durchführung von Amtshandlungen und Kasualien benötigt.

Die Art und der Umfang der zulässigen Datenverarbeitung richten sich nach den Ordnungen unserer Landeskirche für Gottesdienste und kirchliche Amtshandlungen sowie staatlichen Regelungen, z.B. dem Bundesmeldegesetz. Zu den regelmäßig übermittelten und verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören insbesondere:

• Name, Vorname
• Geburtsname,-datum und -ort
• Geschlecht
• Angaben zum aktuellen oder früheren Wohnsitz
• Familienstand
• Religionszugehörigkeit
• Zugehörigkeit zu einem Familienverband
• Staatsangehörigkeit
• Auskunftssperren gemäß § 51 BMG sowie bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG
• Taufdatum und -ort
• Konfirmationsdatum und -ort
• Eheschließungsdatum und -ort
• Sterbedatum und -ort

Diese Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur rechtmäßigen Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben.

Die Verarbeitung der oben angegeben personenbezogenen Daten kann zu folgenden Zwecken erfolgen:

Führung des Kirchenbuchs: Erfassung und Pflege der Daten zu Taufen, Konfirmationen, Eheschließungen, Sterbefällen sowie Kirchenaustritten

Verwaltung und Pflege der Gemeindegliederdaten: Abgleich und Aktualisierung der Gemeindegliederdaten mit den Meldebehörden, um eine ordnungsgemäße Kontaktaufnahme zu gewährleisten

Ausstellung von Bescheinigungen: Erstellung von Tauf- Konfirmations- und anderen Bescheinigungen für Gemeindeglieder

Statistik: Durchführung von Auswertung zur Unterstützung der kirchlichen Arbeit und weiteren Planung

Im Rahmen unserer Aufgaben im Bereich des Meldewesens verarbeiten wir personenbezogene Daten zu Zwecken der Vorbereitung, Durchführung und Registrierung – im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder rechtlichen Verpflichtung
  (§ 6 Nr. 1 und Nr. 6 DSG-EKD)
  
  Dies umfasst insbesondere Regelungen der Kirchenbuchordnung und des Kirchenmitgliedschaftsgesetzes einschließlich der dazu erlassenen Ausführungsbestimmungen sowie staatliche Regelungen. Darunter fallen z. B.:
  • • Erfassung und Pflege
    • Amtshilfe zwischen verzeichnisführenden Stellen,
    • Dokumentation und Nachweis der Kirchenmitgliedschaft gegenüber kommunalen Behörden
    • Mitgliederkommunikation

• Zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben § 6 Nr. 3 DSG-EKD

Dazu gehören u.a.:

• die Ausstellung von Amtshandlungsbescheinigungen
• statistische Erhebung

• Zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle oder Dritter (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD)
  
  Dazu gehören u.a.:

• Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
• Maßnahmen zur Gebäude-, Büro- und IT-Sicherheit sowie zur Wahrung des Hausrechts.

• Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD)
  
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Innerhalb unserer Einrichtung erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Verarbeitung der oben angegeben Zwecke benötigen. Hierzu zählen insbesondere: Mitarbeiter*innen der kirchlichen Verwaltungsstellen, Mitarbeiter*innen im Gemeindebüro, Pastor*innen.

Bei einer möglichen Weitergabe von Daten an Empfänger*innen außerhalb der verantwortlichen Stelle gilt grundsätzlich, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Eine Weitergabe erfolgt daher nur, wenn eine gesetzliche Grundlage dies ausdrücklich erlaubt oder vorschreibt.

Unter dieser Voraussetzung können Empfänger*innen personenbezogener Daten insbesondere sein:

• Die kommunale Meldebehörde, im Rahmen des kirchlichen Meldewesens
• Mitarbeitende im Fundraising
• Auftragsverarbeiter (MewisNT, Comramo)
• das Landeskirchliche Archiv Hannovers, im Rahmen der gesetzlichen Anbietungspflicht.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) – sogenannte Drittländer – oder an internationale Organisationen erfolgt nur, wenn:

• dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist,
• eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder
• die Übermittlung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung stattfindet.

Sofern wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter) mit Sitz in einem Drittland beauftragen, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen nach §10 DSG-EKD.

Personenbezogene Daten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten erforderlich ist.

Kirchliche Meldeverzeichnisse werden entsprechend den Vorgaben des landeskirchlichen Löschkonzepts, insbesondere der Kassationsordnung, behandelt. Sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt – etwa durch Wegzug, Austritt, Tod oder Umpfarrungen –, erfolgt zunächst eine technische Einschränkung der Verarbeitung. Diese Einschränkung besteht für 15 Monate innerhalb der Kirchengemeinde oder im Kirchenamt.

Anschließend werden die betreffenden Daten technisch aus dem Verantwortungsbereich der Kirchengemeinde an die Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers überführt. Dort erfolgt nach Ablauf von zehn Jahren eine logische Löschung im Rahmen der Anbietungspflicht an das Landeskirchliche Archiv.

Eigenerfasste personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erfüllung kirchlicher Aufgaben nicht mehr erforderlich sind – es sei denn,

• Sie haben einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt oder
• eine befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken notwendig

1. Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
   
   Gemäß der kirchlichen Haushaltsordnung sowie den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, §§ 147 AO) mit Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen von zwei bis zehn Jahren, z.B. zum Zwecke der Kirchgeldabrechnung.

2. Einhaltung der landeskirchlichen Verwaltungsvorschrift „Schriftgutverwaltung“

• Nach § 7 Abs.3 Kirchenbuchordnung haben wir als zuständige Stelle Taufen, Aufnahmen, Wiederaufnahmen und Übertritte der für den Wohnsitz zuständigen kommunalen Meldebehörde zur Fortschreibung des Melderegisters zu melden bzw. dauerhaft aufzubewahren.
• Sicherung von Beweismitteln zur Rechtsverteidigung im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195 ff. BGB. Diese können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Nach § 3 der Archivordnung der Evangelisch- lutherischen Landeskirche Hannovers besteht für kirchliche Stellen eine Pflicht zur Anbietung von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv Hannovers.

Als betroffene Person stehen Ihnen nach dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (§ 19 DSG-EKD): Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD): Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD): Sie können verlangen, dass wir Ihnen oder einem Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen Format bereitstellen.
• Widerspruchsrecht (§ 25 DSG-EKD): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD gegenüber der verantwortlichen Stelle jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Im Fall eines datenschutzrechtlichen Verstoßes steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelisch-lutherischen Landeskirche Hannovers ist zuständig:

Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob

Außenstelle für die Datenschutzregion Nord
Lange Laube 20, 30159 Hannover
Telefon: 0511 76 81 28 0
Fax: 0511 76 81 28 20
E-Mail: nord@datenschutz.ekd.de

https://datenschutz.ekd.de/

Im Rahmen des kirchlichen Meldewesens müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Durchführung dieser Tätigkeit erforderlich sind. Ohne diese Daten ist es uns nicht möglich, gesetzlichen und/oder kirchlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Es findet grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber einer rechtlichen Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, würden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert werden. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.