Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Erfüllung unserer gesetzlichen Sozialaufträge (Bildung-, Erziehungs-, Betreuungsauftrag) benötigen. 
Kinder werden dort von den Personensorgeberechtigten vertreten. Es gilt das Sozialgeheimnis.
Die personenbezogenen Daten werden zu Beginn der Betreuungsvereinbarung/Anmeldung oder während der Betreuungszeit direkt erhoben. 
Die Anmeldung in einer Kindertagesstätte kann digital erfolgen, aber auch eine analoge Anmeldung ist möglich. Die Daten aus dem Anmeldebogen werden in den Betreuungsvertrag übernommen und eventuell ergänzt.
Dabei handelt es sich regelmäßig um personenbezogene Daten in Art von Perso-nenstammdaten der Personensorgeberechtigten, der Kinder und der Abholberech-tigten einschl. der Adress- und Kontaktdaten sowie ggf. Notfallkontakte; ggf. Berufsreferenzen der Sorgeberechtigten (bei Notfallbetreuung); Bankverbindungsdaten der Sorgeberechtigten (Elternbeitrag); Gesundheitsdaten der Kinder (Gesundheitsfürsorge bspw. Impfprävention und Medikamentengabe); Entwicklungs- und Bildungsdokumentation der Kinder (Sprachstandfeststellung, Portfolioarbeit, Beobach-tungsbögen); Anwesenheits- und Aufsichtsdokumentationen (Gruppentagebücher, Wickelbücher, Belegungspläne); Informationen der Elternkommunikation; Informationen des Elternbeirats; ggf. Personenaufnahmen; Informationen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen und zu Unfallanzeigen; ggf. Informationen zur Kindeswohlsicherung; Foto- und Videoaufnahmen für die interne Verwendung in der Kita( digitaler, Bilderrahmen, Präsentation auf Elternabenden, Aushängen in der Kita; Foto- und Videoaufnahmen zu verschiedene Anlässen (z.B. Feierlichkeiten und Ausflügen)

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Betreuung der Kinder wer-den ausschließlich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Evangelischen Kirche in Deutschland sowie der einschlägigen Datenschutzbe-stimmungen der Sozialgesetzbücher verarbeitet.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten § 6 Nr. 5 DSG-EKD

Mit Abschluss des Betreuungsvertrags übernehmen wir verbindliche Fürsorgepflichten, die die Verarbeitung einer Vielzahl personenbezogener Daten erforderlich machen. Dazu gehören insbesondere: die Vergabe von Kita-Plätzen /Anmeldebogen; die Festlegung des Betreuungsumfangs (z. B. Abhol- und Mitfahrberechtigungen, Medikamentengabe, Zeckenentfernung, Sonnenschutzcreme); die Abwicklung von Elternbeiträgen; die Erstellung von Bildungs- und Entwicklungsdokumentationen der Kinder; die Organisation von Ausflügen und Fahrten; die Dokumentation von Anwesenheit, die Dokumentation von Schlafzeiten, Wickeldokumentation, Aufsicht und Betreuung; die Kommunikation mit den Eltern; die Planung und Koordination von Projekten und Terminen; die Verwaltung ehrenamtlicher Tätigkeiten wie Hospitationen in der Einrichtung und die Arbeit des Elternbeirats sowie die Zusammenarbeit mit Förderpartnern.

Im Rahmen Ihrer Einwilligung § 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD, § 13 Abs. 2 Nr.1 DSG-EKD

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage dieser Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen vor dem Widerruf, sind davon nicht betroffen.
Zu den einwilligungspflichtigen Verarbeitungen zählen insbesondere:

• die Veröffentlichung und Weitergabe von Foto-, Ton- und Videoaufnahmen,
• die Ergänzung von Entwicklungsdokumentationen mit Bildmaterial,
• die Weitergabe von Sozialdaten an Dritte (z. B. die Übermittlung von Bildungsdokumentationen an die zuständige Grundschule),
• das Schlafmonitoring, sofern dabei Aufzeichnungen vorgenommen werden,
• die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zur Versendung anonymer Befragungsbögen oder Einladungen der Einrichtungen
• sowie die Nutzung einer Kita-App, wenn eine Offenlegung von Kommunikationsinhalten (z. B. in Gruppenchats) an alle sorgeberechtigten Personen nicht in jedem Fall sichergestellt werden kann.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, etwa Ge-sundheitsdaten, erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung – es sei denn, es liegt ein ge-setzlicher Erlaubnistatbestand gemäß § 13 Abs. 2 DSG-EKD vor.
Auch eine Datenübermittlung an Dritte, etwa im Rahmen des Betriebs von Webseiten oder Social-Media-Plattformen, kann auf Ihrer Einwilligung beruhen.

Datenverarbeitung auf Grundlage gesetzlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auch zur Erfüllung unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Verpflichtungen – etwa aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht.
Dazu gehört auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten), soweit dies erforderlich ist, um arbeitsrechtliche, sozialrechtliche oder sozialschutzrechtliche Pflichten zu erfüllen oder entsprechende Rechte auszuüben. Beispiele hierfür sind:

• die Durchführung von Basisuntersuchungen zur Sprachstandsdiagnose,
• die Mitwirkung an statistischen Erhebungen zur Bedarfsentwicklung,
• die Dokumentation und Meldung von Erste-Hilfe-Leistungen und Unfällen,
• Maßnahmen zum Schutz des Kindeswohls,
• Impfprävention und Impfstatusdokumentation,
• Ggf. Nutzung des digitalen Anmeldeportals der Kommunen
• sowie die Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten bei bestimmten Erkrankungen.

Zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und zur Gewährleistung der Informationssi-cherheit werden zudem alle Zugriffe auf unsere Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und nur bei konkretem Anlass ausgewertet.
Soweit es für die Erfüllung unseres Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags erforderlich ist, kann es zudem notwendig sein, zur Identifikation einer Person weitere Informationen zu erheben und zu verarbeiten.
Darüber hinaus kann die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich sein, um rechtliche Ansprüche geltend zu machen, durchzusetzen oder gegen solche Ansprüche rechtlich vorzugehen.

Datenverarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Wahrung berechtigter kirchlicher Interessen oder der Interessen Dritter erforderlich ist – vorausgesetzt, im Rahmen einer Interessenabwägung überwiegen diese Inte-ressen gegenüber den schutzwürdigen Belangen der betroffenen Person.
Beispiele für solche Verarbeitungen sind:

• die Veröffentlichung oder Weitergabe von Fotos im Zusammenhang mit öffentlichen Veranstaltungen,
• Maßnahmen zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche,
• die Gewährleistung der Gebäude-, Büro- und IT-Sicherheit,
• der ordnungsgemäße Betrieb von IT-Systemen,
• sowie die Archivierung von Jahrgangsfotografien aus dokumentarischen oder historischen Gründen
   

Die personenbezogenen Daten werden bei digitaler Anmeldung bei der Kommu-nalverwaltung auf den kirchlichen Server implementiert. Die Verantwortung trägt dafür der zuständige Fachbereich Kinder, Jugend und Familie.
Innerhalb unserer Einrichtung erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten der Kinder, sowie deren Sorge- und Abholberechtig-ten, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Kinder- und Jugendhilfe benötigen. Hierzu zählen insbesondere Mitarbeitende, Praktikan-tinnen, Bundesfreiwilligendienstleistende (Bufdi), Teilnehmende am Freiwilligen Sozialen Jahr (FSJ) sowie ehrenamtlich Tätige, z. B. Hospitant*innen, Lese-pat*innen.
Der verantwortungsvolle Umgang mit diesen besonders schutzwürdigen Sozialda-ten liegt in der originären Verantwortung des Trägers sowie in der regelmäßigen Zuständigkeit der Kita-Leitung und der pädagogischen Fachkräfte.
An die Kirchenämter werden Ihre Daten zum Beitragseinzug weitergegeben.
Auch von uns beauftragte Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können im Rah-men ihrer vertraglichen Aufgaben Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten – vorausgesetzt, sie handeln auf Grundlage unserer schriftlichen datenschutzrechtli-chen Weisungen und unter Einhaltung der spezialgesetzlichen Vorgaben gemäß § 80 SGB X.
 

Weitergabe an externe Stellen

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an externe Dritte erfolgt ausschließ-lich, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist. In solchen Fällen können Empfänger zum Beispiel sein:

• das zuständige Jugendamt,
• der zuständige Unfallversicherungsträger,
• das Land Niedersachsen
• ein Durchgangsarzt,
• oder das Gesundheitsamt.

Darüber hinaus kann eine Datenweitergabe auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen. Mögliche Empfänger sind in diesem Zusammenhang etwa:

• kommunale Zeitungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit,
• externe Kooperationspartner oder Beratungsstellen im Rahmen spezieller Fördermaßnahmen, wie z. B. Erziehungsberatungsstellen oder Fachstellen zur Förderung von Sprache, Gesundheit, Verhalten, Begabung, sozialer Entwicklung, Integration oder Inklusion.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) – sogenannte Drittländer – oder an internationale Organisationen erfolgt nur, wenn:

• dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist,
• eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder
• die Übermittlung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung stattfindet.

Sofern wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter) mit Sitz in einem Drittland beauftragen, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen. Diese Dienstleister werden gemäß § 80 SGB X sorgfältig geprüft und zur Einhaltung da-tenschutzrechtlicher Vorgaben verpflichtet.
 

Personenbezogene Sozialdaten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten erforderlich ist. Die konkreten Aufbewahrungsfristen orientieren sich dabei an den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben:

• Bildungsdokumentation: Wird nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses umgehend an die Sorgeberechtigten übergeben oder datenschutzkonform gelöscht.
• Betreuungsvertrag und zugehörige Unterlagen: Werden mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Betreuungsverhältnis endet, plus einer Aufbewahrungsfrist von drei Jahren gelöscht (reguläre Verjährungsfrist nach § 195 BGB).
• Einrichtungsbezogene Unterlagen (z. B. zur Belegung, personellen und räumlichen Ausstattung): Löschung erfolgt mit Ablauf des Kalenderjahres plus einer Frist von fünf Jahren (§ 47 SGB VIII).
• Fürsorgenachweise (z. B. Erste-Hilfe-Dokumentationen, Unfallmeldungen, Entwicklungsdokumentationen): Aufbewahrung bis fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 24 Nr. 6 DGUV).
• Steuerrechtlich relevante Unterlagen: Werden je nach Dokumententyp nach sechs bis zehn Jahren gelöscht (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Unterlagen zu außergewöhnlichen Fürsorgeereignissen: Regelmäßige Löschung zehn Jahre nach Vertragsende. Bei bestimmten Schadensfällen erfolgt die Aufbewahrung ggf. bis zu 30 Jahre (Verjährungshöchstfrist gemäß § 199 Abs. 2 Nr. 2 BGB).
• Technische Protokolldaten zur Netzwerksicherheit: Maximale Speicherdauer von sechs Monaten.

Zusammenfassend gilt: 
Mit Ende des Betreuungsverhältnisses kann in der Regel von einer vollständigen Löschung aller personenbezogenen Daten spätestens nach zehn Jahren ausge-gangen werden, vorbehaltlich gesetzlich längerer Aufbewahrungsfristen in Einzel-fällen.
 

Als betroffene Person – insbesondere als Sorgeberechtigte*r – stehen Ihnen nach dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (§ 19 DSG-EKD): Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD): Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD): Sie können verlangen, dass wir Ihnen oder einem Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen Format bereitstellen.
• Widerspruchsrecht (§ 25 DSG-EKD): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Widerruf von Einwilligungen
Erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (§ 11 Abs. 3 DSG-EKD). Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor dem 25. Mai 2018 (Inkrafttreten des DSG-EKD) abgegeben wurden. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung, sondern gilt nur für die Zukunft.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sollten Sie der Ansicht sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstoßen wird, haben Sie das Recht, sich an die zuständige Datenschutzaufsicht zu wenden (§ 46 DSG-EKD). Dieses Beschwerderecht besteht unabhängig von anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.

Zuständige Aufsichtsbehörde
Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche Hannovers ist zuständig:

Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de

Außenstelle für die Datenschutzregion Nord
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: nord@datenschutz.ekd.de 
 

Wir müssen zur Erfüllung unseres Betreuungsauftrags diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Betreuungsvertrags erforderlich sind. Ohne diese Daten ist uns die Erziehung, Bildung und Betreuung von Kindern im Sinne der Kinder- und Jugendhilfe nicht möglich. 

Grundsätzlich erfolgt keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung personen-bezogener Daten – einschließlich Profiling –, die für Sie rechtliche Folgen hat oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.
Sollte in Ausnahmefällen eine solche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – erforderlich sein, werden Sie hierüber rechtzeitig und gesondert infor-miert. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung findet nur dann statt, wenn sie durch einen Vertrag oder eine gesetzliche Vorschrift vorgesehen ist oder wenn Sie zuvor ausdrücklich, freiwillig, informiert und widerruflich eingewilligt haben.