Datenübermittlung durch die Meldebehörden an die Kirchengemeinde

Als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft erhalten wir gemäß § 42 des Bundesmeldegesetzes von den kommunalen Meldebehörden die erforderlichen personenbezogenen Daten unserer Gemeindemitglieder. Diese Daten dienen der Erfüllung kirchlicher Aufgaben, insbesondere im Rahmen von Amtshandlungen wie Taufen, Trauungen oder Beerdigungen.
Neben den Informationen über Mitglieder unserer Religionsgemeinschaft werden uns auch Daten von Familienangehörigen übermittelt, die keiner oder einer anderen öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft angehören. Diese Daten werden beispielsweise für die Durchführung gemeinsamer Amtshandlung und Kasualien(z. B. bei Taufen oder Hochzeiten) benötigt.
Die Art und der Umfang der zulässigen Datenverarbeitung richten sich nach den Ordnungen unserer Landeskirche für Gottesdienste und kirchliche Amtshandlungen. Zu den regelmäßig übermittelten und verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören insbesondere:
•    Name, Vorname
•    Geburtsname,-datum und -ort
•    Geschlecht
•    Angaben zum aktuellen oder früheren Wohnsitz
•    Familienstand
•    Religionszugehörigkeit
•    Zugehörigkeit zu einem Familienverband
•    Staatsangehörigkeit
•    ggf. Sterbedatum
•    Auskunftssperren gemäß § 51 BMG sowie bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG
Diese Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur rechtmäßigen Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben.
Gemäß § 7 Abs.1 Kirchenbuchordnung erhalten wir als Wohnsitzkirchengemeinde eine Mitteilung über kirchliche Amtshandlungen, die außerhalb unserer Gemeinde vollzogen wurden, damit diese auch in unseren Kirchenbüchern erfasst werden können. Nach § 7 Abs.3 Kirchenbuchordnung haben wir als zuständige Stelle Taufen, Aufnahmen, Wiederaufnahmen und Übertritte der für den Wohnsitz zuständigen kommunalen Meldebehörde zur Fortschreibung des Melderegisters zu melden. Weitere personenbezogene Daten erheben wir ausschließlich direkt bei den betroffenen Personen selbst.
 

Kasualien sind kirchliche Handlungen, mit denen wir wichtige Ereignisse im Leben unserer Gemeindeglieder begleiten. Zu den häufigsten Kasualien gehören die registrierungspflichtigen Amtshandlungen wie Taufe, Konfirmation, Trauung und Bestattung. Auch die Aufnahme in die Evangelische Landeskirche in Hannover zählt hierzu.
Im Rahmen dieser Amtshandlungen verarbeiten wir personenbezogene Daten zu Zwecken der Vorbereitung, Durchführung, Registrierung und Abkündigung – im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
1.    Auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder rechtlichen Verpflichtung
(§ 6 Nr. 1 und Nr. 6 DSG-EKD)
Dies umfasst insbesondere Regelungen der Kirchenbuchordnung sowie des Kirchenmitgliedschaftsgesetzes einschließlich der dazu erlassenen Ausführungsbestimmungen. Darunter fallen z. B.:

• Vorbereitung, Durchführung, Registratur und Abkündigung der Amtshandlung,
• Amtshilfe zwischen verzeichnisführenden Stellen,
• Dokumentation und Nachweis der Kirchenmitgliedschaft gegenüber kommunalen Behörden.

2.    Zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben § 6 Nr. 3 DSG-EKD
Dazu gehören etwa:

• die Ausstellung von Amtshandlungsbescheinigungen
• die Bekanntgabe von Amtshandlungen im Gemeindebrief oder örtlichen Publikationen

3.    Zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle oder Dritter
(§ 6 Nr. 4 DSG-EKD). Dies könnte sein:
-    Anfertigung von Bild-, Ton- und Videoaufnahmen bei Gottesdiensten in Verbindung mit § 53 DSG-EKD

• Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
• Maßnahmen zur Gebäude-, Büro- und IT-Sicherheit sowie zur Wahrung des Hausrechts.

4.    Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD)
Dies betrifft insbesondere:

• die Erhebung privater Kontaktdaten zur Durchführung der Amtshandlung

Innerhalb unserer Einrichtung erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Vorbereitung, Durchführung oder Dokumentation kirchlicher Amtshandlungen benötigen. Hierzu zählen insbesondere: Mitarbeiter*innen der kirchlichen Verwaltungsstellen, Mitarbeiter*innen im Gemeindebüro, Pastoren*innen.
Bei einer möglichen Weitergabe von Daten an Empfänger*innen außerhalb der verantwortlichen Stelle gilt grundsätzlich, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Eine Weitergabe erfolgt daher nur, wenn eine gesetzliche Grundlage dies ausdrücklich erlaubt oder vorschreibt.
Unter dieser Voraussetzung können Empfänger*innen personenbezogener Daten insbesondere sein:

• die zuständige Wohnsitzkirchengemeinde oder die taufverzeichnisführende Kirchengemeinde – zur Amtshilfe, insbesondere für Registraturzwecke,
• die kommunale Meldebehörde – im Rahmen des kirchlichen Meldewesens,
• das Landeskirchliche Archiv Hannovers – im Rahmen der gesetzlichen Anbietungspflicht.
   

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) – sogenannte Drittländer – oder an internationale Organisationen erfolgt nur, wenn:

• dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist,
• eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder
• die Übermittlung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung stattfindet.

Sofern wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter) mit Sitz in einem Drittland beauftragen, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen nach §10 DSG-EKD.
 

Personenbezogene Daten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten erforderlich ist. 
Kirchliche Amtshandlungsverzeichnisse werden entsprechend den Vorgaben des landeskirchlichen Löschkonzepts (z.B. Kassationsordnung) behandelt. Sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt – etwa durch Wegzug, Austritt, Tod oder Umpfarrungen –, erfolgt zunächst eine technische Einschränkung der Verarbeitung. Diese Einschränkung besteht für 15 Monate innerhalb der Kirchengemeinde.
Anschließend werden die betreffenden Daten technisch aus dem Verantwortungsbereich der Kirchengemeinde an die Evangelische Landeskirche in Hannover überführt. Dort erfolgt nach Ablauf von zehn Jahren eine logische Löschung im Rahmen der Anbietungspflicht an das Landeskirchliche Archiv.
Eigenerfasste personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erfüllung kirchlicher Aufgaben nicht mehr erforderlich sind – es sei denn,

• Sie haben einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt, oder
• eine befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken notwendig:

1.    Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
gemäß der kirchlichen Haushaltsordnung sowie den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, §§ 147 AO) mit Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen von zwei bis zehn Jahren

2.    Einhaltung der landeskirchlichen Verwaltungsvorschrift „Schriftgutverwaltung“

• mit dort festgelegten Aufbewahrungsfristen von Nach § 7 Abs.3 Kirchenbuchordnung haben wir als zuständige Stelle Taufen, Aufnahmen, Wiederaufnahmen und Übertritte der für den Wohnsitz zuständigen kommunalen Meldebehörde zur Fortschreibung des Melderegisters zu melden bzw. einer dauerhaften Aufbewahrungspflicht.
• Sicherung von Beweismitteln zur Rechtsverteidigung im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195 ff. BGB. Diese können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Nach § 3 der Archivordnung der Evangelischen Landeskirche Hannovers besteht für kirchliche Stellen eine Pflicht zur Anbietung von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv Hannovers
 

Als betroffene Person stehen Ihnen nach dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (§ 19 DSG-EKD): Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD): Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD): Sie können verlangen, dass wir Ihnen oder einem Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen Format bereitstellen.
• Widerspruchsrecht (§ 25 DSG-EKD): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sollten Sie der Ansicht sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstoßen wird, haben Sie das Recht, sich an die zuständige Datenschutzaufsicht zu wenden (§ 46 DSG-EKD). Dieses Beschwerderecht besteht unabhängig von anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche Hannovers ist zuständig:

Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de

Außenstelle für die Datenschutzregion Nord
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: nord@datenschutz.ekd.de 
 

Im Rahmen der kirchlichen Amts- und Kasualhandlung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Durchführung der Amts- und Kasualhandlung sowie der Registratur erforderlich sind. Ohne diese Daten ist uns die Durchführung einer kirchlichen Amts- und Kasualhandlung nicht möglich.

Grundsätzlich erfolgt keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich Profiling –, die für Sie rechtliche Folgen hat oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.
Sollte in Ausnahmefällen eine solche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – erforderlich sein, werden Sie hierüber rechtzeitig und gesondert informiert. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung findet nur dann statt, wenn sie durch einen Vertrag oder eine gesetzliche Vorschrift vorgesehen ist oder wenn Sie zuvor ausdrücklich, freiwillig, informiert und widerruflich eingewilligt haben.