Qualitätsentwicklung als Feuerwehrübung

Nachricht 14. Mai 2021

Mit Transparenz und Kundenfreundlichkeit stellen sich Gemeinden neu auf

Lüneburg. „Wir fühlen uns ein bisschen wie bei einer Übung der Freiwilligen Feuerwehr“, sagt Astrid Rohrdanz augenzwinkernd. „Wenn es irgendwo in der Gemeinde plötzlich mal ‚brennt‘, wissen wir künftig schneller, was zu tun ist.“ Mit Löschwasser und Rettungsdecken hantieren die stellvertretende Kirchenvorstandsvorsitzende und ihre Mitstreiterinnen zwar nicht, doch Qualitätsentwicklung ist für sie mit einer Feuerwehrübung vergleichbar.

Seit Juni vergangenen Jahres arbeitet die Lüneburger Paulusgemeinde an ihrer Qualitätsentwicklung (QE). Ein engagiertes fünfköpfiges Team hat am Basiskurs „Qualitätsentwicklung in Kirchengemeinden und Regionen“ des Hauses kirchlicher Dienste teilgenommen. Jetzt geht es darum, die Schritte eines QE-Prozesses für die Gemeinde passend umzusetzen.

„Als erstes mussten wir verstehen, was Qualitätsentwicklung für eine Gemeinde überhaupt bedeutet“, ergänzt Kirchenvorsteherin Petra Schröder. „Welche Systematik steckt dahinter, was will QE von uns?“ Nach den anfänglichen strukturellen und  gedanklichen Schritten müssten jetzt konkrete Veränderungen erfolgen. Geplant war beispielsweise, das Organigramm der Gemeinde zu vervollständigen. „Aufgaben und Zuständigkeiten in der großen Gemeinde müssen für alle nachvollziehbar dargestellt werden“, sagt Rohrdanz. Weiter sollten gemeinsam mit allen Kirchenvorstandsmitgliedern Aufgabenbeschreibungen für die Ausschüsse erstellt werden. Dafür wären Präsenztreffen des Kirchenvorstandes eine Arbeitserleichterung, räumt sie ein, doch darauf verzichtet die Gemeinde coronabedingt zurzeit noch.

Die richtigen Fragen führen zum Ziel

Trotzdem weiß die Gemeinde das Thema Qualitätsentwicklung in guten Händen: Die Pastorin, drei Kirchenvorsteherinnen und eine weitere Ehrenamtliche bringen ihre Zeit und Energie in den Prozess ein. Dass es dabei auch Durststrecken sowie Phasen trockener Theorie und kontroverser Diskussionen gibt, macht dem engagierten Frauenteam nichts aus. „Wir waren alle bereit, das noch „on top“ unserer anderweitigen Gemeindearbeit zu machen. Einmal kostet es gar nicht so viel Zeit und dann macht es einfach viel Spaß im Team“, sagt Schröder. „Qualitätsentwicklung ist eine Bereicherung für uns, wir reiben uns auch mal aneinander und das ist fruchtbar.“

Claudia Gerke, Referentin im Haus kirchlicher Dienste der Landeskirche Hannovers, berät das Lüneburger Team. Im Arbeitsfeld Gemeindeberatung und Organisationsentwicklung ist sie für Qualitätsentwicklung zuständig. Was erleben die fünf Frauen der Paulusgemeinde als besonders unterstützend? „Es sind die Fragen, die ich ihnen stelle“, hat Gerke erfahren. „Beispielsweise nach den konkreten Zielen, die sie für ihre Gemeinde erreichen wollen.“ Das hilft dem Team, zu strukturieren und weiterzudenken. Zunächst war der QE-Prozess auf ein Jahr angelegt, wurde jetzt aber verlängert.

Qualitätsentwicklung mit „Brandschutz“ inklusive

Wegen der Corona-Beschränkungen kann Gerke nicht wie geplant vor Ort beraten, deshalb  bietet sie Videokonferenzen an. Gemeinsam mit dem Team erstellte sie eine „Kundenpfadanalyse“ für Veranstaltungs-Anmeldungen im Gemeindebüro. Leitfragen dabei waren: „Was erwarten die Menschen?“ und „Wie können Abläufe mit Blick auf mehr ‚Kundenfreundlichkeit‘ verbessert werden?“. Klar wurde, dass „Kunden“ genaue und umfassende Informationen zu den jeweiligen Veranstaltungen brauchen. Diese sollten auch als kleines Schriftstück mitgegeben werden können. Außerdem muss das Anmeldeverfahren transparent und gut verständlich sein.

Das Ziel des QE-Teams der Paulusgemeinde formulieren Rohrdanz und Schröder so: „Wenn wir den Prozess erfolgreich abgeschlossen haben, verfügt unsere Gemeindearbeit über ein transparentes System, das von Außenstehenden nachvollzogen werden kann. Menschen, die neu in unsere Gemeinde kommen oder sich dort engagieren möchten, können sich daran orientieren.“ Und dann sei da noch der „Brandschutz“ für unvorhergesehene Ereignisse oder Notfälle, fügen die beiden Qualitätsentwicklerinnen lächelnd hinzu. „Der ist in dem neuen System natürlich auch vorgesehen.“

Der neue QE-Basiskurs startet am 19. Juni 2021. Die Bewerbungen von den Kirchengemeinden und Kirchenregionen sind willkommen.

Öffentlichkeitsarbeit im Haus kirchlicher Dienste