Verwaltung wird zukunftsfest

Beraten und beschließen, Kisten packen und umziehen, Abteilungen ordnen und zusammenrücken – das war in den letzten Jahren Alltag in vielen Kirchenkreisämtern zwischen Harz und Ostfriesland. Denn die Zahl der Kirchenkreisämter wurde von 45 (im Jahr 2005) auf 22 Kirchen(kreis)ämter im Jahr 2018 gesenkt. Auf diese Weise bereitet sich die Landeskirche auf sinkende Kirchensteuereinnahmen und die demographische Entwicklung vor.

In der Praxis waren die Zusammenführungen mehrerer Ämter unter ein Dach vor allem viel Arbeit – wie das Beispiel einer Fusion zeigt. So war die Fusion der Kirchenkreisämter Osterode und Northeim für die Kirchenkreise Harzer Land und Leine-Solling ein langer und intensiver Prozess. Nun ist er abgeschlossen und das gemeinsame Kirchenamt in Northeim nimmt seine Arbeit auf. Das tut es jedoch nicht nur mit einer feierlichen Eröffnung, sondern mit einem Gottesdienst, zu dem alle Mitarbeitenden und viele Gäste eingeladen waren. „Ein Schiff, das sich Gemeinde nennt“, wurde im Gottesdienst in der Sixti-Kirche gesungen, und Superintendentin Stephanie von Lingen (Leine-Solling) merkte dazu an, es sein schon etwas ganz Besonderes, wenn ein Kapitän plötzlich mit doppelter Mannschaft in See steche. Mit der „MS Kirchenamt“ nehme man tatsächlich Kurs zu neuen Ufern, also in Richtung einer Kirche der Zukunft. „Gottes Geist möge uns leiten und immer für eine Handbreit Wasser unterm Kiel sorgen.“ „Es geht nicht um eine religiöse Erhöhung eines säkularen Vorgangs“, machte Superintendent Volkmar Keil (Harzer Land) deutlich, „doch wollen wir alles in Gottes Hand legen, weil wir auf ihn angewiesen sind.“

Nun übernimmt das Kirchenamt die Verwaltung für alle Gemeinden beider Kirchenkreise, also für das große Gebiet zwischen Bodenfelde und Bad Sachsa mit vielerlei Aufgaben von Fragen zu Spenden bis hin zu Friedhöfen. „Unser Amt war zu klein.

Sobald einige krank wurden, war es für die übrigen stressig, alles noch zu schaffen“, stellte Superintendent Volkmar Keil rückblickend fest. Nach dem Zusammenschluss sind etwa 60 Mitarbeitende für beide Kirchenkreise zuständig, und die wollen, so Amtsleiter Karl-Heinz Himstedt, nicht als Behörde, sondern als Dienstleister wahrgenommen werden. Auftakt war ein „Kick-off“-Treffen der Kirchenkreisämter der Kirchenkreise Harzer Land und Leine-Solling. Gemeint war ein „Anstoß“ für ein gemeinsames Projekt: Denn ab dem 1.1.2019 sollten beide Ämter ein gemeinsames Kirchenamt in Northeim bilden. Bei dem gemeinsamen Vormittag mit rund 70 Teilnehmenden wurden Informationen zur Fusion mitgeteilt und Fragen beantwortet. Angeregt wurde die Fusion beider Ämter durch das Landeskirchenamt.

Auch viele andere Kirchenkreisämter in der hannoverschen Landeskirche haben sich bereits zusammengeschlossen. In Osterode ist allerdings weiterhin ein „Front-Office“ vorhanden. Durch den Zusammenschluss hat kein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verloren.

Bild: Kirchenamtsleiter Karl-Heinz Himstedt und sein Team beim Einzug.

AUS ZWEI ÄMTERN WIRD EINS: ZUM BEISPIEL DAS KIRCHENAMT NORTHEIM

110.000 Gemeindemitglieder in 90 Kirchen- und sechs Kapellengemeinden sowie zwei Kirchenkreise werden von dem neu gegründeten Kirchenamt betreut. Die Entfernung zwischen den am weitesten entfernten Gemeinden beträgt 90 Kilometer. 511 Gebäude werden künftig verwaltet, 1.700 feste Personalfälle abgerechnet und für die Betriebsführung der 35 evangelischen Kindertagesstätten gesorgt. Die Verwaltung der 60 kirchlichen Friedhöfe gehört ebenso zum Aufgabenbereich.

"Fusion braucht Fingerspitzenfefühl"

Herr Himstedt, als Amtsleiter haben Sie die Fusion der Kirchenkreisämter aus den Kirchenkreisen Harzer Land und Leine-Solling verantwortlich begleitet. Der Kirchenkreis Harzer Land hatte ja zuvor eine Landkreisfusion zu überstehen. Der Stadt Osterode wurde der Status als Kreisstadt aberkannt. Jetzt ist auch noch das Kirchenkreisamt verloren. Wie viel Frust haben Sie im Zuge der Fusion der Ämter mitbekommen?

Karl-Heinz Himstedt: Ich war ja auch lange in Osterode Amtsleiter, daher fiel es mir leicht, Osterode zu verstehen. Die Wege sind nun sehr weit. Persönlicher Kontakt geht dadurch natürlich verloren. Daher war ich auch gleich dafür, als es hieß, Osterode brauche ein Front-Office. Außerdem haben wir uns vorgenommen, jede Kirchengemeinde mindestens einmal im Jahr zu besuchen. Wir kommen auch nach Feierabend, weil wir ja wissen, dass unsere Ehrenamtlichen auch berufstätig sind.

Ist diese persönliche Nähe vielleicht auch ein Grund, warum eine Kirchenkreisamtsfusion leichter über die Bühne geht als beispielsweise eine Landkreisfusion?

Himstedt: Nein. Tatsächlich haben wir vor acht Jahren angefangen, die Fusion anzustoßen. Da gab es erste Kontakte zwischen den beiden Kirchenkreisen. Offiziell angefangen haben wir dann vor vier Jahren. Darauf folgten dann die konkreten Planungen bis hin zu den benötigten Möbeln im neuen Kirchenamt. Da sind wir nicht viel schneller als der Landkreis, doch es menschelt bei uns vielleicht ein bisschen mehr. Es gab viele Ängste, aber die haben wir dadurch abgebaut, dass wir die Leute gleich mitgenommen haben, sie also viel in die Planungsprozesse eingebunden haben. Eine Fusion braucht viel Fingerspitzengefühl. Trotzdem haben uns einige Mitarbeiter aus Osterode verlassen.

Aber es waren ja nicht die berühmten betriebsbedingten Kündigungen, sondern persönliche Gründe.

Himstedt: Ich habe von Anfang an gesagt, wir wollen die Fusion nicht dafür nutzen, um Personal abzubauen, sondern alle mitnehmen. Anschließend können wir gucken, wann wir mittelfristig Personal abbauen können. Damit waren glücklicherweise beide Kirchenkreise einverstanden. Tatsächlich gab es bei vielen Osterodern auch die Angst, die Northeimer hätten die besser bezahlten Posten und die Osteroder müssten die Hilfsarbeiten machen. Das haben wir aber aufgelöst, indem wir öffentlich gemacht haben, welche Stellen es gibt und wie sie bezahlt werden. Definitiv gibt es jetzt seit dem 1. Januar 2019 keine Unterschiede in der Bezahlung und gab es auch vorher nicht.

Nun haben zwei Kirchenkreise ein gemeinsames Kirchenamt in Northeim. Gibt es denn inzwischen mehr als eine gemeinsame Teeküche?

Himstedt: Wir haben einen Sozialraum für das gesamte Amt, und da treffen sich inzwischen alle gemeinsam und nicht mehr nach Kirchenkreisen getrennt. Jede Abteilung hat außerdem ihre eigene Teeküche. Die Abteilungen wachsen schneller zusammen als das Amt. Gemeinsam arbeiten wir daran, Liegengebliebenes aufzuarbeiten und alles wieder auf den Stand zu bringen, wie es sich für eine Verwaltung gehört. Aber das dauert seine Zeit. Mit etwas ruhigerem Fahrwasser rechne ich erst im nächsten Jahr. Mit dem Wechsel von einem kleinen Kirchenkreisamt zu einem großen Kirchenamt merken wir, dass wir jetzt keinen Kutter mehr haben, sondern schon fast ein großes Frachtschiff.

Landeskirchenweit ist es vermutlich eine richtige Entscheidung, nicht mit 45 Kuttern, sondern mit 23 Frachtschiffen in See zu stechen. Wie sehen Sie das aus Perspektive eines Kirchenamtes?

Himstedt: Hintergrund war ja, dass man merkte, die Ämter werden zu klein und man hat nicht mehr überall Vertretungen. Und wir sind mittlerweile auch so spezialisiert, dass nicht jeder Mitarbeitende alles machen kann. Ob es eine gute Entscheidung war, werden wir aber erst in zwanzig Jahren wissen, denn je größer man ist, desto mehr beschäftigt man sich vielleicht auch mit sich selber. Alles andere können wir wohl erst im nächsten Jahr beurteilen. Ich bin gespannt, wie sich alles entwickelt.

Chronologie einer Zusammenlegung – am Beispiel der Kirchenkreise Harzer Land und Leine-Solling

  • 2005 beschließt die Synode mit dem Aktenstück 98 eine Reduzierung der Zahl der Kirchenkreisämter.
  • 2006 ordnet das Landeskirchenamt mit einem Schreiben das Zusammengehen der Kirchenkreisämter der Kirchenkreise Leine-Solling und Harzer Land an.
  • 2007 untersucht ein Gutachter die Wirtschaftlichkeit der Kirchenkreisämter.
  • 2009 berät die Synode die Wirtschaftlichkeit der Ämterfusionen auf Antrag diverser Kirchenkreise.
  • 2010 beginnen erste Gespräche zwischen den Kirchenkreisen Harzer Land und Leine-Solling in Bezug auf die Ämterfusion.
  • 2015 beschließen die Parlamente der Kirchenkreise, die „Kirchenkreistage“, die Fusion der Kirchenkreisämter.
  • 2016 findet die erste Sitzung des Gründungsausschusses statt, der die Ämterfusion begleitet. Mitarbeitertreffen und ein Projektteam beider Ämter begleiten die Prozesse.
  • 2017 wird ein zusätzliches Gebäude in Northeim durch den Kirchenkreis Harzer Land angekauft, der das Gebäude in die Fusion einbringt. Es finden mehrtägige Klausurtagungen der Mitarbeitenden der Ämter statt.
  • 2018 gründet sich der „Kirchenkreisverband Harzer Land und Leine-Solling“ als Trägerverband für das künftige gemeinsame Kirchenamt sowie der dazugehörige neue Verbandsvorstand. Es folgt der Umzug der Mitarbeitenden von Osterode nach Northeim. In Osterode bleibt weiterhin ein „Front-Office“ erhalten.

Ein Mega-Projekt eröffnet Perspektiven

Das Mega-Projekt der Verwaltungsstrukturreform konnte weitgehend umgesetzt werden, gegenwärtig gibt es noch 22 Kirchen(kreis)ämter. In den weitaus meisten Fällen wurde konstruktiv und lösungsorientiert verhandelt. Die Abweichungen von ursprünglichen Planungen sind begründet und trugen zur Erhöhung der Akzeptanz bei. Das Ziel, leistungsfähige Kompetenzzentren zu schaffen, konnte annähernd erreicht werden.

Zu berücksichtigen ist hierbei, dass unabhängig von den Fusionen für die Kirchenämter permanent eine Herausforderung darin besteht, neben ihrem Alltagsgeschäft mit der Umsetzung von Projekten befasst zu sein. So waren und sind oft neben der Vorbereitung und Umsetzung einer Ämterfusion weitere komplexe Aufgabenstellungen, wie die Einführung des doppischen Rechnungswesens, die Umsetzung des neuen Trägermodells für Kindertagesstätten und aktuell die Vorbereitungen auf die die Kirche treffenden Änderungen zum Umsatzsteuerrecht zu bearbeiten. Nicht außer Acht gelassen werden darf, dass durch die vielfältigen, sich ändernden Herausforderungen nur wenig Zeit für eine Konsolidierung der Kirchenämter blieb. Teilweise mussten und müssen zudem aus den Kirchenkreisämtern übernommene Arbeitsrückstände aufgearbeitet werden. Festzuhalten ist, dass ohne die Zusammenlegungen die Ausgangslage deutlich schwieriger geworden wäre, Spielräume für die Bewältigung der quantitativen und qualitativen Anforderungen oder nötige Kostenreduzierungen zu schaffen.

So gesehen waren die Zusammenlegungen auf jeden Fall erforderlich und sinnvoll. Das Ergebnis ist durch viel Arbeit, Mut und Engagement in den Kirchenkreisen erreicht worden. Dafür ist den in den Kirchenkreistagen, Kirchenkreisvorständen und in den Projekt-, Lenkungs- oder anderen Planungsausschüssen Verantwortlichen, die sich mit dem Thema Ämterfusion beschäftigt haben, und in besonderer Weise den Mitarbeitenden in den Kirchenämtern, zu danken.

Ihr engagiertes und intensives Mitwirken dürfte die Beteiligten durch viele Gefühlslagen geführt haben. Sie alle haben einen wichtigen Beitrag dazu geleistet, die Verwaltungsstruktur in der Landeskirche „zukunftsfest“ zu gestalten.