Im Team zu mehr Qualität

„Ich kann mir vorstellen, dass Martin Luther Freude hätte an Qu alitätsentwicklung!“ – mit diesen Worten begrüßte Oberkirchenrätin Dr. Heike Köhler sechs Qualitätsentwicklungsteams zu ihrem Abschluss-Kolloquium: „Denn Qualitätsentwicklung bedeutet, dass ‚Pfaffen und Laien‘ gut miteinander leben und arbeiten und das Priestertum aller Getauften ernst nehmen“.

Inzwischen läuft Qualitätsentwicklung (QE) so erfolgreich, dass weitere Kurse für Kirchengemeinden starten und erstmals auch für Kirchenkreise Pilotprojekte gestartet werden.

Beim Kolloquium haben die Teams der sechs Kirchengemeinden anschaulich die Ergebnisse und Erkenntnisse ihres fast zweijährigen Qualitätsentwicklungsprozesses präsentiert und zum Abschluss Urkunden überreicht bekommen. Ihr Fazit: „Ohne QE hätten wir die Zeit der Krankheit und des Weggangs unseres Pastors nicht überstanden“, sagt Dr. Michael Poetzsch, Kirchenvorstandsvorsitzender der ostfriesischen Gemeinde Timmel. Dank Ablaufbeschreibungen und klarer Zuständigkeiten konnten Aufgaben verlässlich fortgeführt werden.

„Auch und gerade für die Gestaltung des Arbeitsalltags mit allen vorhandenen Angeboten und Aktionen der Gemeinden bringt der QE-Prozess einen deutlichen Gewinn“, betont Claudia Gerke, Referentin für Qualitätsentwicklung im Haus kirchlicher Dienste. So hat die Kirchengemeinde Lüne ein Konzept für die ehrenamtliche Arbeit entwickelt. Die Überarbeitung des vorhandenen Leitbilds und eine Analyse des „Handlungsfeldes Leitung und Mitarbeitende“ haben zur Entwicklung von konkreten und genau zur Gemeinde passenden Zielen und Maßnahmen geführt, die nach einem gesteckten Zeitplan umgesetzt wurden.

Alle Rückmeldungen bestätigen: Der hohe Aufwand hat einen mindestens ebenso hohen Nutzen. „Wir haben bei der Entwicklung unseres Leitbilds die Gemeinde beteiligt. Beim Ehrenamtsfest und Neujahrsempfang konnten alle Anwesenden über ein Punktesystem ihre Meinung zu den Vorschlägen des Kirchenvorstands und QE-Teams kundtun“, erzählt Cornelia Waldmann aus dem Kirchenvorstand der Zachäus-Gemeinde in Hannover. „So wird es in der Gemeinde als verbindende und verbindliche gemeinsame Grundlage wahrgenommen. Das bestätigen auch die ersten Rückmeldungen.“

Qualitätsentwicklung in Kirchengemeinden und Regionen wird seit 2009 von der Landeskirche Hannovers angeboten. Der umfassende Prozess wird von Projektleiterin Claudia Gerke und einem Team erfahrener Beraterinnen und Berater begleitet. In drei Etappen werden Schritte aus dem Qualitätsmanagement, zugeschnitten auf die Rahmenbedingungen und Fragestellungen von Kirche, umgesetzt. Handbuch, zentrale Veranstaltungen und Beratungen vor Ort unterstützen die Gemeinden dabei.

Nach den bisherigen positiven Erfahrungen aus vier Durchgängen wird erstmals auch ein Pilotprojekt für Kirchenkreise angeboten.

Auf dem Bild: Die Stiftskirche in Wunstorf hat ein Team für Qualitätsentwicklung: Elke Johannsmeier, Gabi Gierke, Pastor Thomas Gleitz, Heike Zeymer sowie Gemeindesekretärin Silke Langer (sitzend).

Zwei Gemeinden stellen Ergebnisse vor

... zum Beispiel die Evangelisch-lutherische Stiftskirchengemeinde Wunstorf:
Das Qualitätsentwicklungsteam (bestehend aus einem der Pastoren, einem KV-Mitglied und zwei Ehrenamtlichen) hat das Handlungsfeld „Leitung und Mitarbeitende“ bearbeitet und als Handlungsziel festgelegt: Die Hauptaufgaben der Büro-Mitarbeiterin sind bis zur Präsentation der Ergebnisse im März 2017 erfasst, so dass Vertretungen übernommen werden können. Aufgabenablaufpläne liegen in einem Ordner an einem erreichbaren Ort, das Original ist geschützt online im internen Gemeindekalender verfügbar. Es gibt Ablaufdiagramme für Abkündigungen, Beerdigung, Begrüßungsbriefe, Besuchsdienstkarten, Ewigkeitssonntag, Kalender-Eintrag, Konfirmationsanmeldungen, Konfirmationsurkunden, KV-Einladungen, Raumanfragen, Sakristeibuch vorbereiten, Taufanmeldungen, Terminkalender führen, Trauanmeldungen, Urkunden überwachen. Die Büro-Vertretung kann nahtlos weiterarbeiten und ist mit den Vorlagen sehr zufrieden.

… zum Beispiel die Evangelisch-lutherische Zachäuskirchengemeinde Hannover-Burg:
Das QE-Team (Pastorin mit halber Stelle, stellvertretende KV-Vorsitzende, weitere KV-Mitglieder und Ehrenamtliche) hat unter Beteiligung von Gemeinde und Mitarbeitenden ein Leitbild entwickelt und dazu vier Kernaussagen formuliert:
„Die Verkündigung von Gottes Wort steht im Mittelpunkt der verschiedensten Gottesdienste und soll meine Lebenswelt mit der Bibel in Verbindung bringen. Der Gottesdienst soll Halt und Orientierung für meinen Alltag bieten. Die Zachäusgemeinde versteht die Schöpfung als ein Geschenk Gottes, das für künftige Generationen zu bewahren ist. Die Zachäusgemeinde achtet die Würde jedes einzelnen Menschen. Das zeigt sich in einem respektvollen Miteinander.“

STICHWORT Qualitätsentwicklung in Kirchengemeinden

Unter Federführung des Hauses kirchlicher Dienste wurde ein eigenes Modell der Qualitätsentwicklung entwickelt. Dafür wurde ein eigenes Handbuch der Qualitätsentwicklung erarbeitet. Nach einer Pilotphase in den Jahren 2010 bis 2012 sind seit 2013 jährlich zwischen sechs und neun Kirchengemeinden oder Regionen in den Qualitätsentwicklungsprozess eingestiegen.

In den Teams finden sich Kirchenvorstandsmitglieder, mindestens ein Mitglied des Pfarramts, interessierte Ehrenamtliche und beruflich Mitarbeitende. In einigen QE-Teams arbeiten Menschen mit, die berufliche Erfahrungen mit Qualitätsmanagement haben und sich mit dieser Kompetenz ehrenamtlich engagieren möchten.

Die Qualitätsentwicklung wird in einem großen Dreischritt durchgeführt. Der erste Schritt beinhaltet eine Standortbestimmung durch die Gemeindeleitung, die Analyse ausgewählter Handlungsfelder und Planungen für die Zukunft. Im zweiten Schritt stehen Mitarbeitende, Arbeitsabläufe und Ausstattung im Fokus. Im dritten Schritt geht es darum, die Ergebnisse zu überprüfen. Qualitätsentwicklung in diesem Sinne ist nie zu Ende, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).

Erkenntnisse der QE-Teams, die zurückgemeldet wurden:

  • QE schafft Transparenz in der gemeindlichen Arbeit.
  • QE schafft Leitlinien, gibt Orientierung und schafft Sicherheit.
  • QE weitet den Blick über den Tellerrand hinaus.
  • QE ermöglicht einen klaren Blick auf das, was nicht so rund läuft, und auf das, was gut läuft.
  •  Wenn man eine Struktur hat, spart man sich (viele) Diskussionen.
  • Mitarbeitende erhalten durch QE einen anderen/ neuen Blick auf die Gemeindestruktur.
  • Abläufe werden optimiert und Aufgaben kompetenter wahrgenommen

Für interessierte Kirchengemeinden und Regionen besteht die Möglichkeit, im September 2019 in die Qualitätsentwicklung einzusteigen.